O GUIA PARA TERMINAR QUALQUER CONVERSA. COM ELEGÂNCIA.
Uma reunião que termina cinco minutos antes do previsto deixa uma impressão de domínio. Uma que se arrasta trinta minutos além da hora deixa uma impressão de descontrolo, mesmo que o conteúdo tenha sido brilhante.
Continuamos a acreditar que somos avaliados pelo que dizemos, quando somos sobretudo avaliados pela forma como ocupamos o tempo dos outros.
Existe uma competência profissional que quase ninguém treina: sair de uma conversa. E com elegância.
Ensaiamos a apresentação. Antecipamos objeções. Escolhemos a primeira frase com cuidado. Depois chega o momento de encerrar e improvisamos, olhamos para o relógio de esguelha, esperamos que a outra pessoa perceba, alongamos por cortesia uma chamada que já cumpriu o seu propósito. Saímos mal de conversas que correram bem.
O último minuto de uma reunião pesa mais do que gostaríamos de admitir. É o minuto que a outra pessoa leva consigo, que descreve a terceiros, que associa ao nosso nome quando o nosso nome volta a aparecer numa lista.
A dificuldade em terminar vem quase sempre do mesmo receio, o de parecer indelicado. E o receio produz o efeito contrário. Quem prolonga por delicadeza comunica, sem querer, uma agenda porosa, ausência de critério, dificuldade em decidir. Quem sai a horas de uma reunião, com clareza e sem desculpas empilhadas, é lido como alguém que sabe onde estão as suas prioridades.
Na gestão de marca pessoal, a forma como alguém trata o tempo, o seu e o dos outros, é informação. Comunica antes de qualquer discurso sobre valores.
A anatomia de um bom encerramento
Um encerramento elegante tem três movimentos, sempre pela mesma ordem.
Reconhecer. Nomear o valor da conversa em meia frase. Sem elogio inflacionado, sem agradecimento de cerimónia. O suficiente para sinalizar que se esteve presente.
Fechar. Declarar a saída. Este é o movimento onde a maioria falha, porque transforma uma decisão numa pergunta: "Se calhar já estamos a demorar, não é?" Devolver a decisão ao outro é abdicar dela. Uma afirmação serena resolve o que uma pergunta ansiosa complica.
Encaminhar. Dar destino ao que ficou por dizer. Um resumo por escrito, uma nova chamada, uma decisão adiada com data. Sem encaminhamento, o encerramento soa a fuga. Com ele, soa a método.
Duas regras completam o conjunto.
A primeira, uma razão basta. Duas razões soam a desculpa, três soam a mentira.
A segunda, o tom faz metade do trabalho. A mesma frase dita em tom de pedido pede autorização, dita em tom neutro, informa.
Um repertório para guardar
Guarde estas frases. Não para as decorar, mas para não ter de as inventar no momento em que o corpo já quer sair e a boca ainda pede desculpa.
Quando precisa de sair
"Peço desculpa por interromper, mas vou ter de sair agora para entrar numa próxima reunião."
"Tenho mesmo de terminar por aqui, mas agradeço muito a chamada."
"Vou ter de interromper neste ponto, porque tenho outro compromisso já de seguida."
"Não quero cortar a conversa de forma abrupta, mas tenho de desligar dentro de instantes."
"Vou precisar de sair agora. Podemos retomar este ponto por mensagem ou numa próxima chamada."
"Estou a ficar sem margem para continuar com a atenção que esta conversa merece, por isso prefiro terminarmos por aqui."
"Tenho de fechar este tema agora, mas fico com os pontos principais registados."
Quando a chamada se está a alongar
"Para respeitar o tempo de todos, proponho que fechemos por aqui e avancemos depois com os próximos passos."
"Acho que já temos matéria suficiente para avançar. Sugiro que paremos aqui e retomemos apenas se for necessário."
"Sinto que estamos a entrar em detalhe que talvez seja melhor organizar por escrito."
"Para não dispersarmos, prefiro fechar a chamada neste ponto e enviar depois um resumo."
"Estamos a prolongar-nos um pouco e eu tenho de seguir para outro compromisso."
Quando não quer continuar a conversa
"Neste momento, não consigo dar a esta conversa a atenção que merece. Prefiro retomarmos noutra altura."
"Vou precisar de parar por aqui. Depois vejo com mais calma e dou seguimento."
"Acho que, para já, o mais produtivo é ficarmos por aqui."
"Não quero responder de forma precipitada. Vou desligar agora e analisar melhor depois."
"Prefiro não continuar a conversa sem tempo de qualidade para pensar no tema."
Mais pessoais, mantendo a elegância
"Peço desculpa, mas surgiu aqui um assunto que preciso mesmo de resolver agora."
"Tenho uma situação familiar a que preciso de dar atenção."
"Vou ter de interromper porque tenho uma questão urgente para tratar."
"Neste momento tenho de sair, mas agradeço a compreensão."
"Tenho de me ausentar agora. Obrigada pela chamada."
Com autoridade
"Vou interromper aqui para conseguirmos ser objetivos. O próximo passo será…"
"Neste ponto, considero que já temos a informação necessária para avançar."
"Para sermos eficientes, vou terminar a chamada e seguimos com os pontos definidos."
"Vou fechar por aqui. O essencial ficou claro."
"Não vejo necessidade de prolongarmos mais a chamada. Seguimos com os próximos passos por escrito."
A fórmula que resolve quase tudo
"Peço desculpa por interromper, mas vou ter de sair agora. Fico com os pontos principais e dou seguimento por escrito."
Vinte palavras. Reconhecimento, encerramento, encaminhamento. Funciona com clientes, com chefias, com equipas, com pessoas que gostamos e com pessoas de quem estamos a tentar afastar-nos educadamente.
O que a torna eficaz é a ausência de justificação. Ninguém pede uma explicação a quem já explicou. Pede-se explicação a quem hesita.
E se nenhuma das 27 resultar
Restam dois recursos de emergência.
O primeiro: anunciar que está a entrar na garagem e a perder a rede. Um clássico que sobreviveu à fibra ótica, ao 5G e a todas as promessas de cobertura total.
O segundo: levantar-se, abrir a porta e acompanhar a pessoa até lá fora. A elegância, neste caso, reside inteiramente no sorriso.
Qual é a frase que usa para terminar uma conversa? Acrescento as melhores à lista.
A gestão de marca pessoal é uma decisão tomada todos os dias, sobretudo nos dias em que ninguém está a ver.